Les professionnels utilisent les listes de tâches comme des outils pour accroître leur productivité. Cet instrument peut grandement contribuer à maintenir l’efficacité et l’organisation sur le lieu de travail, en permettant aux professionnels de planifier leurs activités. Si vous aspirez à davantage de productivité et d’organisation dans votre travail, envisagez de créer une liste de tâches à accomplir.
Dans cet article, nous explorons les avantages de l’utilisation des listes de tâches comme outils de travail et partageons des étapes et des conseils pour vous aider à créer une liste de tâches productive.
Comment créer une liste de tâches productive
Une liste de choses à faire est un excellent outil d’organisation qui peut aider les professionnels à visualiser et à planifier ce qu’ils doivent accomplir. Les professionnels peuvent utiliser des listes de tâches pour suivre des objectifs quotidiens, hebdomadaires, mensuels ou même annuels. Ceux qui utilisent une liste de choses à faire pour suivre leurs tâches peuvent être plus susceptibles d’atteindre leurs objectifs.Afin de créer une liste de tâches efficace, procédez comme suit :
1. Choisissez un format
Pour commencer à créer une liste de choses à faire, réfléchissez au format qui convient le mieux à vos besoins. Certains professionnels trouvent qu’il est plus efficace d’imprimer leurs listes de choses à faire. Cela peut vous permettre de rayer physiquement les éléments de la liste au fur et à mesure que vous les complétez, ce qui peut vous donner un sentiment d’accomplissement. Vous pouvez également envisager de créer une liste sur une application informatique pour vous assurer que votre liste est facile à suivre et qu’elle risque de se perdre parmi vos autres fournitures de bureau.
2. Connaissez votre emploi du temps
Les listes de tâches peuvent s’adapter à n’importe quel laps de temps. Il est important de tenir compte du temps que vous souhaitez que votre liste de choses à faire couvre. La plupart des professionnels utilisent des listes de tâches quotidiennes ou hebdomadaires, bien que les listes de tâches de l’équipe puissent couvrir une période plus longue, comme des semaines ou des mois. La période souhaitée de votre liste de tâches peut affecter la hiérarchisation et le nombre de vos tâches. Par exemple, si un professionnel fait une liste de tâches hebdomadaires pour lui-même, sa liste de tâches peut être plus longue qu’un professionnel qui fait une liste quotidienne.
Reconnaître la fréquence de vos échéances peut également vous aider à prendre cette décision. Afin de décider ce qui peut vous être le plus utile, demandez-vous si vous aimez vous concentrer sur les petits détails ou si vous aimez penser aux tâches de travail par rapport au projet plus large. Si vous aimez vous concentrer sur une chose à la fois, une liste quotidienne peut être la meilleure solution pour vous. Alternativement, si vous bénéficiez d’une perspective globale, une liste hebdomadaire peut être très utile.
3. Réfléchissez à vos responsabilités
Assurez-vous de reconnaître toutes vos activités quotidiennes lorsque vous dressez une liste de choses à faire. Il est utile de s’assurer que votre liste est complète et couvre toutes vos responsabilités importantes. Vous pouvez également effectuer certaines tâches quotidiennes qui n’ont peut-être pas besoin d’être mentionnées.
Par exemple, vous n’avez probablement pas besoin d’un rappel pour pointer à chaque quart de travail, car vous êtes probablement dans une routine. Reconnaître laquelle de vos responsabilités est utile à inclure peut aider à garder votre liste de choses à faire propre et facile à lire.
4. Dressez la liste de vos tâches
Lorsque vous ajoutez des tâches à votre liste de tâches, pensez à commencer chacune d’entre elles par un verbe d’action. Cela peut agir comme un outil de motivation et aider à garder votre liste de choses à faire organisée. Par exemple, si vous êtes responsable des tâches de nettoyage, votre liste de tâches peut ressembler à ceci :
- Passez la serpillière sur le sol.
- Changez les sacs dans les corbeilles à papier du bureau.
- Redressez le mobilier du hall d’entrée.
- Désinfectez les tables à manger.
5. Organiser par niveau de priorité
De nombreux professionnels trouvent qu’il est plus utile d’organiser leurs listes de tâches en fonction du niveau de priorité de la tâche. Afin de déterminer comment hiérarchiser vos responsabilités, tenez compte de vos échéances et de l’impact de chaque tâche. Par exemple, si vous devez soumettre un certain rapport avant la fin de la journée, il peut être plus important de terminer cette tâche que de créer un dépliant d’information à la fin du mois.Le niveau de priorité d’une tâche peut également dépendre de l’impact qu’elle a sur les tâches des autres ainsi que sur les vôtres. Par exemple, si vous rédigez le texte d’un blog, mais que votre collègue publie le contenu, le moment auquel vous terminez votre travail affecte souvent le moment où il peut terminer le sien.
6. Marquez les tâches terminées
Une fois que vous avez terminé une tâche, il peut être gratifiant de la rayer ou de la retirer de votre liste de choses à faire. Cela peut servir de rappel visuel de ce que vous avez accompli et peut vous aider à suivre vos progrès. Marquer les éléments de la liste que vous accomplissez peut être particulièrement important si vous partagez une liste de tâches, car cela avertit les autres que la tâche est terminée. Cela permet d’assurer la communication et d’éviter que le travail ne soit effectué deux fois.
Quels sont les avantages de créer une liste de choses à faire ?
Lorsqu’elle est gérée correctement, une liste de choses à faire peut offrir de nombreux avantages aux professionnels. L’utilisation d’une liste de choses à faire au travail peut vous être bénéfique en vous aidant à :
- Gérer le temps : Une liste de choses à faire peut vous aider à planifier le temps que vous pouvez consacrer à chaque tâche afin de compléter la liste. Cela peut être un excellent Gestion du temps et peut vous motiver à augmenter votre vitesse de travail.
- Vous rappeler les tâches : Le fait d’écrire ou de documenter vos tâches quotidiennes peut vous aider à vous souvenir de vos responsabilités, ce qui peut être particulièrement utile pendant les périodes chargées au travail.
- Enregistrez votre travail : Une liste de tâches peut servir d’enregistrement du travail que vous avez effectué pendant la journée de travail. Cela permet aux professionnels de suivre leurs progrès.
- Procurer un sentiment gratifiant : Certains trouvent très gratifiant de pouvoir rayer une tâche de leur liste de choses à faire. Cela peut servir de représentation visuelle de vos réalisations.
- Hiérarchiser les tâches : La liste de vos responsabilités peut également faciliter l’établissement des priorités. Être capable de reconnaître le niveau de priorité de chaque tâche peut vous aider à respecter les délais et à être aussi productif que possible.
Conseils pour créer une liste de choses à faire
Créer une liste de choses à faire peut être une activité simple pour tout professionnel. Si vous voulez que votre liste soit aussi productive que possible, tenez compte de ces conseils :
Développer une méthode
Développer votre propre méthode pour traiter les éléments de votre liste de choses à faire peut vous aider à augmenter votre vitesse de travail et vous permettre d’adopter une routine dans l’accomplissement de vos tâches. Cela peut vous aider à devenir plus productif. Cela peut également augmenter votre cohérence dans votre travail, car votre routine peut vous aider à obtenir des résultats de travail plus prévisibles chaque jour.
Tenez-vous responsable
Un autre avantage que les listes de tâches peuvent offrir est la création d’une responsabilisation. Lorsque vous listez un projet, il peut s’agir d’une représentation visuelle de votre responsabilité. Essayez de prendre votre liste de choses à faire au sérieux et essayez de rayer autant de tâches que possible. Cela peut garantir que votre liste vous aide à atteindre la productivité.
Emportez-le avec vous
Avoir une liste de choses à faire que vous pouvez emporter partout où vous allez peut être utile lorsque vous travaillez en dehors du bureau. Il peut également vous permettre d’ajouter des éléments à votre liste dès que vous y pensez. Pensez à garder votre liste de choses à faire sur votre téléphone ou sur un morceau de papier pour vous aider à voyager avec votre liste.
Soyez précis
Définissez clairement les tâches de vos listes. Fournir autant de détails que nécessaire peut vous aider à vous souvenir de la tâche et à l’accomplir au mieux de vos capacités. Cela peut également vous aider à mieux planifier votre journée et à organiser vos tâches.