Les réunions à distance sont un moment idéal pour les employés de collaborer et d’échanger des idées. De nombreux employés travaillent à différents endroits, ce qui entraîne la transition des réunions en personne vers des réunions à distance.
Encouragez une communication constante et utilisez une technologie fiable pour atteindre efficacement tous les objectifs de votre réunion.
Dans cet article, nous discutons de ce qu’est une réunion à distance et partageons des conseils pour rester efficace et productif pendant chaque session à distance.
Qu’est-ce qu’une réunion à distance ?
Une réunion à distance est une réunion d’affaires professionnelle entre des employés qui se trouvent dans des lieux distants distincts, plutôt que tous ensemble dans un bureau. Les employés peuvent organiser des réunions à distance à l’aide de logiciels techniques tels que des outils de visioconférence ou de conférence téléphonique pour mieux communiquer avec les employés. Les employés peuvent participer à des réunions à distance avec d’autres membres de l’équipe, des superviseurs et des clients.
28 conseils pour les réunions à distance
Lorsqu’ils organisent des réunions à distance, les employés doivent utiliser une technologie fiable et suivre l’étiquette appropriée lors des réunions. Voici quelques conseils à suivre lorsque vous dirigez et assistez à une réunion d’affaires à distance :
- Rechercher des outils de réunion en ligne
- Entraînez-vous à utiliser la technologie
- Organiser la réunion cinq minutes avant l’heure de début
- Préparer des outils de réunion de sauvegarde
- Planifiez des réunions en fonction des fuseaux horaires
- Envoyer un ordre du jour à l’avance
- Établir des lignes directrices pour les réunions
- Présentez chaque participant
- Organisez de petites réunions
- Participer à des conversations informelles
- Désignez un animateur de réunion
- Partager votre écran
- Gardez les caméras allumées
- Identifiez les membres de l’équipe avant de prendre la parole
- Répartir les responsabilités entre les employés
- Clarifier les objectifs de la réunion
- Gardez vos microphones allumés
- Enregistrer la réunion
- Créez des visuels attrayants
- Gardez l’électronique en mode silencieux
- Rendez-vous dans un quartier calme
- Prévoyez du temps pour partager vos commentaires
- Envoyer des notes après l’ajournement
- Organiser des réunions individuelles
- Réaliser des sondages anonymes
- Attribuer des éléments d’action
- Vérifier les progrès des membres de l’équipe
- Interagir avec les employés en dehors des réunions
1. Recherchez des outils de réunion en ligne
Avant de pouvoir mettre en œuvre avec succès une réunion à distance, analysez le logiciel de réunion dont votre équipe a besoin pour être productive. Tenez compte de votre budget global pour les réunions à distance et les outils de recherche qui correspondent à votre budget et améliorent la collaboration entre les membres de l’équipe. Comparez soigneusement vos options et demandez l’avis des employés ou de la direction. Ils peuvent avoir leurs propres préférences en matière de logiciels de conférence efficaces et simples.
2. Entraînez-vous à utiliser la technologie
Pour assurer le bon déroulement de la réunion, téléchargez le logiciel et les outils de réunion à l’avance pour vous entraîner à mener la réunion avec eux. Entraînez-vous à utiliser toutes les fonctionnalités que vous prévoyez d’utiliser pendant la réunion pour éviter tout événement inattendu ou toute difficulté technique. Pratiquer votre présentation à l’avance peut également vous aider à rester confiant et bien préparé pendant la réunion.
3. Organisez la réunion cinq minutes avant l’heure de début
Arrivez à la réunion au moins cinq minutes avant le début de celle-ci pour vous assurer que vous avez correctement envoyé les invitations à la réunion virtuelle et que tout le reste fonctionne correctement. Commencer tôt encourage également les autres à se joindre à vous quelques minutes avant le début de la réunion, ce qui vous permet de commencer à l’heure et de rester sur la bonne voie avec l’ordre du jour de votre réunion.
4. Préparez des outils de réunion de sauvegarde
Avant la réunion, trouvez un logiciel de sauvegarde ou un outil de communication que votre équipe peut utiliser au cas où le logiciel actuel aurait des problèmes de bon fonctionnement. Vous pouvez rapidement et facilement demander aux participants de passer à cet outil pour le reste de la réunion. Cela vous évite de perdre beaucoup de temps dans votre réunion.
5. Planifiez vos réunions en fonction des fuseaux horaires
Si vous avez des employés dans différents endroits qui assistent à votre réunion, tenez compte de leur emplacement avant de planifier la réunion. Vous pouvez télécharger des applications de fuseau horaire qui vous indiquent l’heure de l’emplacement de chaque employé pour vous aider à planifier ces réunions à un moment qui convient à tout le monde.Planifiez votre réunion plusieurs semaines à l’avance si possible pour donner aux employés à distance suffisamment de temps pour ajuster leur emploi du temps en fonction de la réunion. Essayez de contacter les employés à distance à l’avance et demandez-leur quel est le meilleur moment de la journée pour les aider à rester productifs avant et après la réunion.
6. Envoyez un ordre du jour à l’avance
Pour accomplir plusieurs tâches et rester productif, établissez un ordre du jour de tous les points que vous espérez terminer pendant la réunion. Il peut s’agir d’un calendrier spécifique et serré qui détaille chaque point de discussion et le temps qu’il faudra pour en discuter, ou vous pouvez avoir un ordre du jour plus flexible qui couvre les sujets généraux à discuter. Cela vous donne le temps de discuter librement des points de l’ordre du jour sans vous sentir pressé.
7. Établissez des lignes directrices pour les réunions
Si vous êtes l’animateur de la réunion, le fonctionnement de votre réunion peut dépendre en grande partie de ce que vous autorisez. Par exemple, vous pouvez encourager les employés à parler quand ils le souhaitent, ou vous pouvez attribuer des périodes de temps à des personnes spécifiques pour parler. Envoyez des directives de réunion à l’avance pour que tout le monde sache comment cela se déroulera et ce que vous attendez d’eux pendant celle-ci.
8. Présentez chaque participant
Si l’un de vos employés travaille entièrement à distance, il se peut qu’il ne connaisse pas les autres membres de l’équipe. Pour que tout le monde soit à l’aise les uns avec les autres, présentez chaque personne à la réunion avant de commencer. Lorsque les participants savent qui participe à la réunion, ils peuvent être plus enclins à exprimer leurs opinions en toute confiance s’ils savent à qui ils s’adressent.
9. Organisez de petites réunions
La planification de réunions avec environ cinq à 10 participants peut faciliter l’accomplissement d’un plus grand nombre de tâches. Moins de participants permettent aux autres employés de parler et de développer des idées plus fortes auxquelles chaque personne peut contribuer. Les petites réunions aident les employés à parler confortablement et à apprendre à connaître les autres avec peu ou pas de distractions qu’une réunion plus importante peut causer.
10. Participez à des conversations informelles
Pour créer une atmosphère confortable et positive, prévoyez du temps pour les conversations informelles et les bavardages. Les employés peuvent se détendre et se familiariser les uns avec les autres en discutant de leur journée ou de leurs histoires personnelles. Cela peut rendre les séances de brainstorming plus productives, car les employés peuvent se sentir plus à l’aise pour apporter des idées à des personnes qu’ils connaissent mieux.
11. Désignez un animateur de réunion
Pour rester concentré sur la tâche, demandez à un employé d’être l’animateur de la réunion. Ils peuvent recevoir l’ordre du jour de la réunion à l’avance et s’assurer qu’il est soigneusement suivi en veillant à ce que les participants soient présents et discutent pendant le temps imparti avant de passer au point suivant. Vous pouvez désigner un animateur de réunion pour toutes les réunions ou en sélectionner un nouveau au hasard pour chaque réunion.
12. Partagez votre écran
Partagez votre écran avec les membres de l’équipe afin qu’ils puissent suivre et comprendre facilement vos points de discussion et vos idées. Le partage virtuel de votre écran d’ordinateur avec les participants facilite le changement de présentateur pour permettre à un autre employé d’expliquer facilement un nouveau sujet.
13. Gardez les caméras allumées
Étant donné qu’une partie ou la totalité de vos employés travaillent à distance, il se peut qu’ils ne reçoivent que peu ou pas d’interaction humaine. Cette interaction est importante lors de l’établissement de relations avec d’autres employés. Faites en sorte qu’il s’agisse d’une réunion en personne en encourageant tous vos employés à allumer leurs caméras. Cette interaction en face à face peut rendre les employés plus à l’aise pour communiquer les uns avec les autres.
14. Identifiez les membres de l’équipe avant de parler
Dites à chaque participant de dire son nom avant de prendre la parole. Il est ainsi plus facile de s’adresser à cette personne lorsqu’on lui répond et cela permet aux employés de gagner du temps lorsqu’ils demandent qui parle. Demandez aux membres de l’équipe de dire quelque chose comme « Bonjour, c’est Taylor qui parle » avant de parler pour informer les autres participants de qui ils sont.
15. Répartir les responsabilités entre les employés
Étant donné que les employés se trouvent sur leur propre site, il peut être plus facile d’être distrait par des objets liés au travail ou d’autres objets dans leur environnement. Maintenez-les engagés en donnant à chaque participant une tâche importante à accomplir pendant la réunion. Il peut s’agir de rédiger des procès-verbaux, de mesurer le temps ou de faire des présentations. Cela les encourage à interagir et les motive davantage à apporter leurs idées précieuses.
16. Clarifiez les objectifs de la réunion
Pendant la réunion, rappelez à votre équipe quels sont les objectifs de la réunion. Vos objectifs sont ce que vous visez à accomplir à la fin. Il peut s’agir d’un remue-méninges sur de nouvelles idées, de l’élaboration d’un calendrier pour une campagne à venir ou d’une décision commerciale importante. L’identification et la présentation de cet objectif aident les participants à rester déterminés à atteindre cet objectif à la fin de la réunion.
17. Gardez vos microphones allumés
Pour vous assurer que tout le monde se sente encouragé à s’engager, dites aux membres de votre équipe de ne pas couper le son autant que possible. Lorsque les employés collaborent, encouragez-les tous à garder leur micro allumé et à exprimer leurs idées afin d’établir des relations solides et de développer des idées efficaces.
18. Enregistrez la réunion
Assurez-vous d’enregistrer l’intégralité de la réunion pour que les autres employés puissent s’y référer plus tard. Il peut y avoir des idées et des stratégies efficaces partagées au cours de la session que les membres de l’équipe voudront peut-être revoir lorsqu’ils termineront un projet qui leur a été confié lors de la réunion. Vous pouvez également enregistrer et envoyer la vidéo ou l’audio aux employés qui n’ont pas pu assister à la réunion pour les tenir au courant de ce qui s’est passé lors de la réunion.
19. Créez des visuels attrayants
Pour faciliter la compréhension des idées ou des données, vous pouvez utiliser des graphiques, des tableaux ou des images connexes. Cela permet aux employés de s’intéresser davantage à vos points de discussion et vous permet d’expliquer plus facilement des statistiques ou des faits.
20. Gardez l’électronique en mode silencieux
Lorsque vous écoutez les autres personnes présentes à la réunion, vous devez faire preuve de professionnalisme et de respect en faisant taire tous les téléphones ou autres appareils électroniques. Même si vous coupez le son de votre microphone, coupez le son de tous les appareils électroniques pour éviter de distraire le présentateur et vous-même.
21. Rendez-vous dans un quartier calme
Pour un son approprié et des distractions mineures, dirigez ou participez à la réunion dans un endroit calme. Si vous faites une présentation, trouvez un espace de travail privé où les participants peuvent facilement entendre votre voix. Si vous êtes un participant qui ne parle pas pendant la réunion, il est toujours préférable de trouver un endroit calme où vous pouvez entendre l’orateur pour éviter de manquer des détails importants.
22, Prévoyez du temps pour partager les commentaires
Essayez de ne pas prévoir plus de cinq points de discussion à couvrir par réunion. Cela donne à chacun suffisamment de temps pour exprimer toutes ses opinions sur chaque point sans se sentir pressé. Demandez aux participants d’informer l’animateur de la réunion s’ils souhaitent avoir plus de temps pour parler d’un sujet spécifique. Votre équipe peut également planifier une autre réunion pour approfondir ce point.
23. Envoyer des notes après l’ajournement
Juste après la réunion, demandez à l’employé qui a pris des notes de les envoyer aux participants pour leur rafraîchir la mémoire sur ce qui s’est passé pendant la réunion. Il rappelle également aux employés les projets ou les tâches qui leur sont confiés. Assurez-vous d’envoyer les dates limites dans le suivi pour la référence des employés.
24. Organisez des réunions individuelles
En tant qu’animateur de réunion, il est important d’obtenir des commentaires constructifs sur ce qu’il faut améliorer pendant les réunions. Pour encourager les employés à partager leurs réflexions avec vous, créez un environnement confortable en vous rencontrant en tête-à-tête pour apprendre ce que vous pouvez améliorer. Soyez ouvert à toutes les formes de rétroaction et exprimez votre appréciation pour leurs idées.
25. Faites des sondages anonymes
Une autre façon de recevoir un retour d’information efficace est de créer des sondages simples et rapides que les employés peuvent remplir. Ils peuvent demander aux employés ce qu’ils apprécient dans ces réunions et ce qu’ils doivent améliorer. Permettez aux employés de se sentir plus à l’aise pour exprimer leurs opinions en rendant le sondage anonyme.
26. Attribuez des actions
Après avoir atteint votre objectif pour la réunion, commencez à mettre en œuvre le plan ou la décision que vous avez prise en attribuant des éléments d’action sur lesquels les employés doivent travailler avant la prochaine réunion. Établissez clairement des délais lors de l’attribution d’un projet. Lors de la prochaine réunion, les membres de l’équipe peuvent partager leur statut pour tenir tout le monde au courant de leurs progrès.
27. Vérifiez les progrès des membres de l’équipe
En tant que superviseur ou Chef d’équipe, vérifiez vos employés pour savoir où ils en sont par rapport à ces mesures à prendre. Demandez-leur s’ils ont besoin de conseils ou de ressources pour les aider à remplir efficacement ces questions avant la date limite. Cela les aide à se sentir plus confiants et motivés pour accomplir les tâches qui leur sont assignées.
28. Engagez-vous avec les employés en dehors des réunions
Pour continuer à établir des relations solides et collaboratives, encouragez les employés à parler en dehors des réunions à l’aide d’un logiciel de messagerie. Cela rend tout le monde plus à l’aise les uns avec les autres et leur permet d’apprendre à se connaître pour établir des liens efficaces et se développer davantage en tant qu’équipe.
